从WPS官网下载的版本，居然悄悄多了这些功能
官网下载的安装包，第一步就要留个心眼
以前我总觉得,从WPS官网下载软件,那肯定是官方版本,干净又省心。但最近帮朋友装电脑,我特意从他官网下了一次最新版,结果安装完发现,桌面上多了个「WPS云文档」图标,右下角还弹出了会员续费提醒。这事让我琢磨了半天,后来仔细研究了一下,原来官网上那个下载按钮,给的安装包是带有「个人版」标识的,这版本默认会勾选一堆关联服务和功能,比如启动时自动打开云同步、默认把文件关联成WPS格式、甚至静默安装一个叫「WPS日历」的插件。
所以你要是不想被这些东西打扰,我建议你下载的时候,别急着点那个最大的「立即下载」按钮,而是往下翻一翻,找找有没有「其他版本」或者「历史版本」的链接。我试过几次,发现官网有个隐藏入口,能直接下载不带任何附加组件的「纯净版」安装包,那版本安装完,桌面就一个主程序图标,干净得跟白纸一样。当然,如果你只是临时用用,默认设置也无所谓,但想长期用、还不希望软件偷偷改你默认程序,最好在安装向导的每一步都点「自定义安装」,把「关联WPS格式文件」「加入用户体验计划」「开启云备份」那些勾选框一个个取消掉。
第一次启动的时候,也别急着点「立即体验」,那按钮背后藏着个默认打开所有在线服务的开关。我有个习惯,第一次运行后先打开设置菜单,找到「文档云同步」和「文档推荐」这两项,直接关掉。不然你写文档时,侧边栏时不时冒出一个「热门模板推荐」,那感觉真跟看广告没区别。
那版「偷偷更新」的PDF编辑功能
最让我意外的是,官网下的个人版,其实没在更新日志里明说的功能里,藏着一个真正的「PDF编辑」模块。我以前一直以为WPS只能看PDF,或者用会员裁剪几页,但有一次我试着打开一个扫描版的合同,右键选「编辑PDF」,结果发现它能直接识别文字框,还能让我在表格里改数字。这可是免费功能啊,Adobe的Acrobat可是要几百块一年的。
具体操作很简单:在WPS首页,左边有个「PDF工具」标签,点进去,不用登录就能看到「PDF编辑」按钮。点开后,它会自动切换到编辑模式,这时鼠标点中文字,会出现一个带边框的文本框,你可以像在Word里一样删改文字。唯一要注意的是,如果PDF是扫描图片转的,它会先走一遍OCR识别,这过程有时会出错,比如把「中午」识别成「中午」,你得一一核对。所以我一般用它改合同里的日期和金额,不改长篇文字,毕竟免费版有文档页数限制,超过十页就得等下一次更新。
另外,这个功能还有个隐藏用处:可以把PDF直接导出为PPTX。我帮朋友改过一份从百度文库下载的教学PPT,它本来是PDF,我点「文件—导出—PPTX」,出来效果基本保留了版式,虽然字体变了,但排版没乱。后来我自己写年终总结,也偷懒用了这方法,把同事发来的PDF报告转成文档,直接复制粘贴,省了好多重排时间。
表格里的「智能填充」,比VBA还实用
WPS表格这个模块,我一直觉得功能不少,但很多都是收费的高级版专属。可我发现,官网下载的最新版个人版,表格里加了个「智能填充」,这功能在Excel 2019里都有,但WPS的版本做得更接地气。比如你有一列姓名是「张三@公司A」这种格式,你想只提取名字,直接在第一行输入「张三」,然后选中这一列,点「数据—智能填充」,它会自动识别规律,把后面所有人的名字都拆出来,完全不用写公式。
我试过更复杂点的,比如从地址栏里提取城市名,比如「北京市海淀区中关村大街1号」,你手动输一个「北京市」,它第二次就能猜出你想要的,而且准确率挺高。唯一要注意的是,如果数据里有空行或者特殊符号,它可能会跳过,所以最好先复制一列做备份。我有个同事用它去重名单,发现智能填充还能自动合并重复项,只要选中两列,右键选「智能合并」,它会以第一列为主,把第二列的重复数据自动删掉,省了手动去重的时间。
这个功能的入口其实有点藏,不是直接在右键菜单里,而是在「数据」选项卡下,有个小闪电图标,叫「填充智能」,你得点那个才能触发。我第一次找了好半天,后来记下了位置,现在处理客户名单都靠它。
文档里那个「自动排版」,连目录都省了
写长文档最头疼的就是格式问题,尤其是论文或者工作汇报,标题字号、段落间距、页眉页脚都得统一。我以前总是一个段落一个段落改,后来发现WPS个人版有个「文档排版」助手,藏得挺深。它就在「开始」选项卡里,有个小笔刷图标,叫「排版工具」,点开后能看到「一键排版」选项。
我试过用它格式化一篇从网上复制下来的文章,那文章里全是乱七八糟的字体和换行,直接粘贴到我写的报告里,简直丑爆。点了一键排版后,它能自动把正文改成宋体五号,标题改成黑体加粗,行距设置为1.5倍,而且段落首行自动缩进。最绝的是,它还能自动生成多级目录,你把标题用样式预设好,比如「标题1」「标题2」,然后点「引用—自动目录」,它就能从段落样式里识别层级,生成一个可点击的链接目录。我写产品说明文档时,直接用这功能,从零开始,十分钟就弄好了七页纸的排版,连页眉页脚都自动加了公司Logo和页码。
不过有个坑:如果你用的是别人发给你的文档,里面混了手动输入的空格和制表符,一键排版会把这些变成乱码。所以我每次排版前,都会先用「查找替换」把多余空格清掉。还有一个经验是,排版前先保存一份原稿,免得改错后恢复不了。
演示文稿的「录制旁白」,做微课利器
WPS演示这个模块,我原来觉得也就放幻灯片,没多大玩头。但有次我要录一个简单的培训视频,不想用专业软件,就试了WPS里的「录制旁白」,结果发现它居然能同步录制屏幕、麦克风声音,甚至还能把鼠标操作录成光标轨迹。官网版本的这个功能之前没在更新里提,但装上后自动就有了。
具体做法是:点「幻灯片放映—录制旁白」,它会弹出一个小窗口,让你选录制区域,可以全屏也可以是应用程序窗口。录制开始后,你一边翻页一边说话,它会把每一页的讲解音录进注释里。结束录制后,它能自动生成一个带音轨的PPTX文件,别人打开每一页,点底下的小喇叭就能听讲解。我录了一个十分钟的操作演示,用这个功能,导出MP4格式,居然连字幕都能自动生成,虽然不太准,但自己修正一下就行。
有个小技巧:录制前,一定先打开「设置—音频输入」,选对你的麦克风,不然录进去全是电流声。而且最好用耳机听自己声音,避免音箱和麦克风产生啸叫。我翻过车,没注意,结果录完发现背景有电脑风扇声,后来只好重录一遍。
云文档的离线模式,不联网也能编辑
很多人对WPS云文档印象就是必须联网,其实官网下的个人版里,藏着一个“离线模式”开关。你只要在登录的状态下,打开「设置—云服务」,勾上「启用离线编辑」,它会把文档缓存到本地,即使断网,你在文件夹里双击文件,它会自动用本地缓存版本打开,还能正常编辑。等连上网了,它会自动比对,如果本地更新了,会弹提示问要不要覆盖云端版本。
这个功能对我这种经常出差、信号不好的很管用。有回车次高铁,要赶一份修改意见,我提前把文档下载到本地,在断网的车厢里改完了,到宾馆连上WiFi,一秒就同步。注意一点,如果你离线时改了好几版,千万别同时开多个标签页,容易冲突。而且离线编辑的文件名后缀会多个「(本地副本)」,你最好在连接前确认一下版本号。
还有,这个离线模式不占用你云空间,但如果你注销账号,本地缓存会被清掉,所以重要文档别只靠这功能,还得手动备份。
注意事项和隐藏彩蛋
最后说点官网版本里藏着的彩蛋。一个是「文档加密」功能,免费版就能用,但藏得深:在「文件—信息—保护文档」里,点「用密码加密」,可以设置打开和修改两个密码。我试过,设完密码后,别人就算拿到文件,没密码也打不开,有点用。另一个是「纸张大小快速调整」,你能在打印预览里直接拖拽页面边距,不用进「页面设置」一步步调。我给学生改作业时,经常要调A4到B5,这个拖拽切换真是手快了。
但也有些坑得一踩才行:比如个人版每次启动会弹个「欢迎回到WPS」的广告页,关掉就行了,但如果你不想看,可以去「设置—弹窗设置」里,把「今日推荐」「假期提示」关了,能清净很多。还有,千万别轻信那些第三方的“WPS绿色版”“纯净版”,那些版本要么有病毒,要么会不断弹窗让你去官网更新,反而更烦。
反正,从官网下载的版本,功能比你以为的多,但你要是不知道它在哪,那这些功能就真成「悄悄存在」的了。多翻翻菜单、多试几次,说不定哪天就发现个能省一大半时间的工具。