用了十年WPS Office，这些隐藏功能你发现了吗？
下载安装其实有讲究
WPS 的安装包我在官网和软件站都下过,说实话直接点本页下载按钮最省事。有一次我图省事在第三方网站下了个精简版,结果每次打开文档都要弹广告,还没法关掉。后来老老实实从官方渠道重新装,才发现个人版免费且干净,只要装完把默认勾选的“WPS 热点”和“稻壳儿”推送取消掉就行。装完之后第一件事不是打开文档,而是进设置把“自动更新”关掉,免得哪天工作到一半突然弹出更新提示,这点我吃过亏。另外,如果你电脑配置不高,建议安装时选“WPS 校园版”或者“WPS 专业版”,虽然功能少点,但启动快得多,我办公室那台老机器就用这个方案。装完记得点“新建空白文档”试试反应,如果卡顿超过三秒,可能是杀毒软件在后台扫描,加个白名单就顺了。
文档多窗口和标签页切换
很多人不知道 WPS 默认把所有文档放在同一个窗口里,像浏览器标签页一样。我第一次发现这个功能是在赶年终总结的时候,开了六个 Excel 表格,每个都在任务栏里占一个图标,点来点去差点疯掉。后来无意间拖动一个标签页到桌面,发现它自动变成独立窗口,再拖回去又能合并。具体操作很简单:鼠标按住文档标签往下拉,窗口就分离出来了;想合并就拖回原来的标签栏。但要注意,分离出来的窗口再拖回去时,一定要对准标签栏中间,不然它会变成两个窗口并排,而不是合并。我自己最常用的是右键标签页选“垂直排列”或“水平排列”,特别是核对两份合同的时候,左右分屏一眼能看出哪里不一样。如果遇到标签页突然消失,别慌,按 Ctrl+Tab 键可以把隐藏的标签页逐个切换回来,这是 WPS 特有的快捷键,微软 Office 反而没有。
PDF 转 Word 不用再找在线工具
以前遇到别人发来的 PDF 合同,我第一反应是打开浏览器找免费转换网站,结果要么限制页数,要么水印铺满纸面。直到一次临时要在客户面前改报价单,才硬着头皮用 WPS 自带的 PDF 转换。点开 PDF 文件,菜单栏里有个“转换”按钮,选项里有“转为 Word”“转为 Excel”“转为 PPT”三个。我试过把一个带表格的 PDF 转换成 Excel,居然没乱码,数字位置全对,唯一的小毛病是有些单元格合并没保留,得手动调整。但平时发来的扫描件就不行,那种图片式的 PDF 转了也白转,顶多是图片塞进 Word 里。有一次我加班到晚上十点,处理一份 50 页的 PDF 标书,转了以后格式乱得没法看,后来才发现“转换”旁边有个“高级设置”,把“保留图片分辨率”改成“低”能减少排版错位。如果你经常要转 PDF,建议在 WPS 里打开后先按 Ctrl+P 预览一下,看看页面边距有没有被裁掉,有些 PDF 本身设置了大边距,直接转会导致内容跑到下一页。
批量合并文档和拆分表格
这个功能帮过我大忙。有一次要给老板整理每个月的销售数据,下属发来 12 个表格,每个表里都有“总计”行,如果逐个月复制粘贴,眼睛都得看花。我在 WPS 里点“数据”选项卡,找到“合并表格”,选择“合并多个工作表”,然后按住 Ctrl 把 12 个文件全选,点确定,两秒钟就生成一个总表。但注意,如果每个表的列顺序不一样,合并后会出现空列,所以必须在合并前统一模板格式。还有一次我需要把一个大表格按省份拆成多个文件,用的是“数据”里的“拆分工作表”,选择“拆分成多个工作簿”,按“省份”字段拆分。第一次用的时候没注意文件名设置,结果所有拆出来的文件都叫“Sheet1”,找起来特别麻烦。后来我习惯在拆分前先点“高级选项”,把“以第一行作为标题行”和“文件名包含拆分字段”两个勾都打上,这样每个拆出来的文件会自动以“北京.xlsx”“上海.xlsx”命名,省去重命名的时间。拆分后的文件默认存在原文件夹里,记得先建一个子文件夹,否则原文件会被拆出来的冲掉。
快捷键和鼠标手势能省一半时间
WPS 有些快捷键和微软 Office 不一样,刚切换时很不适应。比如复制粘贴的 Ctrl+C 和 Ctrl+V 都一样,但“选择性粘贴”按 Ctrl+Alt+V 才行,而微软 Office 是 Ctrl+Shift+V。我第一次不知道,按了半天没反应,还以为键盘坏了。后来我在“视图”菜单里看到“鼠标手势”功能,开了以后,按住鼠标右键画个“L”形就能撤销,画个“Z”形就能重做。这个太适合写方案时反复改来改去的场景,我现在写文档几乎不用 Ctrl+Z,直接画手势,顺手多了。不过鼠标手势在演示文稿里不要乱画,有一次我一边讲 PPT 一边比划,结果不小心画了个“V”形,页面直接跳到黑屏,尴尬得不行。另外,有个容易被忽略的快捷键是 F4,它能重复上一步操作。我排版表格时,调好一个单元格的行高,按 F4 就把其他单元格也同步了,比一个个拖快很多。还有 Ctrl+Shift+S 是快速另存为,这个在打印店那种陌生电脑上特别有用,省得去翻菜单。
云文档没网也能用,同步别乱来
WPS 的云文档我一开始很抵触,总觉得数据放云端不安全。后来有一次出差,客户突然要在原来方案上加一页,我手机上的 WPS 正好存了那个文件,直接用手机编辑,等回酒店打开电脑,文件已经自动同步好了。现在我用云文档,重要文件都手动拖到“我的云文档”文件夹里,但有个坑必须说:如果你在离线状态下编辑了本地文件,千万别直接关掉,得等网络恢复后手动点“同步”按钮。我有一次没注意,在高铁上改了几处,下车后自然连上网络,结果 WPS 自动把离线版和云端版冲突了,生成了两个文件——“合同.docx”和“合同(冲突的副本).docx”,害得我得逐行比对。后来我发现,在云文档设置里把“自动同步冲突处理”改成“提示我选择”,再出现冲突时它会弹窗让我选保留哪个版本,或者合并。另外,手机上的“拍照转文档”功能意外好用,拍会议白板能自动矫正角度,但别用它拍连续多页的合同,识别率不高,容易漏掉行。最好还是用“扫描文档”功能,一页一页拍,再点“合并为 PDF”。
表格里的筛选和查找能玩出花
Excel 的筛选功能都用过,但 WPS 的“高级筛选”我用了三年才摸到门道。有次从系统导出一万多条订单,要找出金额大于 5000、且省份是华东区域的数据,普通筛选只能按一个条件。我在“数据”选项卡点“高级筛选”,弹窗里“列表区域”选整个数据表,“条件区域”单独建两行:第一行写字段名“金额”和“省份”,第二行写“>5000”和“江苏、浙江、上海”那些。实际上条件区域里写“=江苏”或者直接写“江苏”都行,但千万别写“华东”这种模糊词,WPS 不认识。筛选完结果默认在原位置显示,我点“将筛选结果复制到其他位置”,然后指定一个空白单元格,这样原数据不动,结果单独出来,方便对比。还有一个查找技巧,按 Ctrl+H 调出替换框,点“选项”,里面有个“单元格匹配”,勾上后找“12”就不会找到“123”。我在处理员工编号时吃过亏,不勾这个,查找“A001”会找出“A0012”和“A001AB”,全选替换后把不该改的也改了,害得我重新导出一次数据。另外,在查找框里输“*”可以找所有包含内容的单元格,配合“替换为空”能快速清空整列,但小心别把公式也删了。