WPS下载了无数次，最后才发现这3点最实用

刚下载WPS那会儿，我差点直接卸载了

第一次用WPS，说实话我是被逼的。学校发的课件全是.wps格式，Office打开全乱码，气得我骂骂咧咧去搜安装包。那时候网上一搜“WPS下载”，跳出来的全是各种打包站、高速下载器，点进去就开始弹窗，装完桌面上多出七八个图标，浏览器主页也被改了，烦得要死。后来我学乖了，直接去官网，点本页下载按钮，速度慢是慢点，但至少干净。装完第一件事，打开设置把“推荐广告”那几项全勾掉，顺手把“WPS热点”和“WPS秀堂”的小组件显示关了——这些藏在“配置工具”里，打开WPS后点右上角的“设置”齿轮，进入“配置和扩展工具”，选“高级”，把“WPS热点、WPS秀堂、WPS便签”这三个显示选项全部取消，世界瞬间清净。你们也别嫌我啰嗦，如果不关这些，以后每次打开文档右下角都可能蹦出个抽奖弹窗，烦得你想摔鼠标。

装完之后我又差点直接卸载。因为打开第一个Word文档，发现界面上方多了一大堆我根本不认识的功能按钮，什么“PDF转Word”、“论文排版”、“文档校对”，看着挺唬人，但真正写论文的时候，第一件事居然找不到“插入页眉页脚”在哪。后来才发现，WPS把传统Office的“插入”菜单拆得更碎，页眉页脚被放在“章节”选项卡里，而不在主“插入”菜单。你要是用惯了Word，刚切过来肯定懵逼。我的建议是：别急着删，先用几个星期，把常用功能的位置记住，那些乱七八糟的收费会员功能直接忽略，免费版完全够写作业、做表格、做PPT，甚至在手机端临时改个表也没问题。别被那些广告吓跑，WPS真正好用的东西，藏得深，但真香。

免费就够用，但别忽视这几个隐藏功能

以前一直以为WPS免费版就是阉割版，连“撤销”都只给100步，后来发现根本不是这么回事。我自己踩过最大的坑，是不知道WPS的云文档能救命。去年写毕业论文，熬了三天三夜，最后一天电脑蓝屏，文档没保存。我当时整个人傻了。后来重启WPS，它自动弹出一个“恢复文档”的提示，我才发现WPS默认是开着“定时备份”的，每 5 分钟自动存一个版本到本地。更狠的是，如果你登录账号，它还默默给你存一份云端版本。那个功能藏在“WPS云服务”这个选项卡里，点进去有个“备份中心”，你之前编辑过的每个文档，都能看到历史版本列表，按时间排序，随时能还原。现在只要写重要文档，我都是先点一下WPS界面左上角的“登录”按钮，每天开着云同步，就算电脑崩了，换个手机也能接着改。

另一个让我真香的，是WPS的“PDF转换”功能。以前要转PDF到Word，我都是在网上找免费转换网站，传完还得等半天，有的还限制页数，或者给你打水印。后来发现WPS自带的PDF转换器就在“特色应用”里，直接点“PDF转Word”，上传之后秒转，格式基本不乱。免费版每天只能转三次，但对普通人来说完全够了。我最多一次把一份40页的教科书PDF转成Word，转完目录和图表位置都没跑偏，比那些收费软件还稳。如果超了使用次数，有个小技巧：把PDF分成几个小文件，分多次转，存下来再合并，不花钱。至于“PDF合并”、“PDF拆分”这些，WPS的免费版本也都给了基础权限，只是每天或者每月有次数限制，对普通用户来说根本用不完。

再就是“文档校对”，这个功能我写文章时必用。以前写完一篇文章，要自己一个个检查标点符号、错别字、语病，眼快瞎了。WPS在“审阅”选项卡里自带“文档校对”，点一下，它会把疑似错误的地方标出来。虽然有时候会把“的”和“地”混用的地方全当成错，但至少能筛出不少低级错误。最实用的是，它能检查“数字格式”，比如你写的“第1条”和“第1.条”这种半角全角混用的，它也能标出来。我写论文的时候，参考文献格式里经常有中英文混排的标点，用这个功能扫一遍，能省一小时手动校对。

表格操作别硬学Excel，WPS有它自己的套路

很多人一说数据表，脑子里跳出来的就是Excel。但说实话，WPS表格在免费版里给出的“数据汇总”功能，比Excel更接地气。比如你要快速统计成绩单里每个分数段的人数，Excel得写COUNTIF嵌套公式，要查半天函数用法。WPS表格的“数据”选项卡里有个“分类汇总”，点一下，选好字段和统计方式，直接生成汇总行，还能自动折叠。我办公室一个同事，每次月考后统计全班成绩，以前用Excel至少花一个下午，后来我用WPS表格教她用“数据透视表”功能，只花了20分钟就把全班各科平均分、最高分、最低分算完了。她当场就感叹：原来WPS也有透视表。是的，WPS的透视表入口在“数据”菜单的“数据工具”里，操作逻辑和Excel完全相同，只是初次打开时可能需要点一下“启用编辑”才能用。

还有一个我特别喜欢的功能，是“智能求和”。WPS表格在选中一列数字后，右下角会自动弹出一个小的浮动图标，叫“快速计算”，点一下就能直接看到求和、平均值、计数、最大最小值，不用写公式。如果要直接往单元格里填结果，按Alt+=组合键就行。这个在临时汇总数据时太实用了，不用每次都去上面找“自动求和”按钮。不过要注意，如果选中的区域里有合并单元格，这个功能会报错，所以尽量保持数据表格是标准的“一行一条记录”结构，不要用合并单元格，不然很多功能都用不了。

至于函数这块，很多人觉得WPS表格的函数不够全，其实是没找到“更多函数”那个选项。免费版的WPS表格，函数的数量和Excel基本一致，连VLOOKUP、INDEX、MATCH、SUMIF这些常用高阶函数都有。只是默认只显示最常用的几十个，你点一下“插入函数”对话框右下角的“全部”，就能看到完整列表。我写复杂公式时，习惯先在Excel里写，然后复制到WPS表格，基本都能直接跑，只是个别特制的宏脚本会不兼容。WPS表格的“宏”功能在免费版里是基本可用的，但录制的宏代码是VBA语法，和Excel有细微差异，如果是从Excel直接复制宏代码过来，经常报错。我的处理办法是，尽量少用宏，用WPS表格自带的“条件格式”和“数据验证”替代，这些在免费版里功能不受限。

演示文稿做不好？不是你的问题，是没找对模板

我做PPT的技术一直被同事嘲笑，说我做的页面像政务汇报材料，白底黑字加个丑边框。后来被逼无奈去搜WPS的模板库，结果发现，免费版里就有大量高质量的PPT模板，甚至比很多付费网站还全。入口在WPS首页的“新建”按钮旁边，点开会出现“模板”选项卡，里面按“商务风”、“学术演示”、“年终总结”、“婚礼邀请”等各种场景分好类了。我最早不信，觉得模板会收费，结果点开一个“商务演示”模板，下载后直接可以编辑，没有任何水印或版权限制。不过要当心，有些模板确实标了“会员专享”，免费用户只能预览不能下载。但我个人经验是：免费模板数量足够日常使用，尤其是“学术答辩”和“工作汇报”这两个分类，质量最高。

选好模板之后，有个容易犯的错：不少人直接往模板里粘贴多张图片和文字，结果模板的版式瞬间崩了。其实WPS演示文稿自带了“版式管理”功能，在“设计”选项卡里，点“版式”下拉菜单，可以看到每种模板预设的标题页、目录页、过渡页、内容页的布局。你只要在左侧缩略图里右键点击幻灯片，选“版式”，就能直接套用预设布局，文字框、图片框都帮你画好了，你只用往里填内容。我一开始不知道这功能，自己手动拖文本框调位置，做完一页才发现模板自带的背景装饰元素全跑了，气得重做三回。后来学乖了，每次新建一页，先选版式，再填内容，再微调字体和颜色，十分钟搞定一个简洁好看的幻灯片。

WPS的动画功能，免费版也够用。很多人喜欢加“淡入淡出”、“飞入”这些华丽效果，但演示时容易卡顿。我的经验是：一个页面最多用一个入口动画，比如标题淡入，正文不要动；切页动画统一设成“平滑”，不要太花哨。如果你非要炫技，就选WPS自带的“动画刷”功能，在“动画”选项卡里，选中一个对象，点“动画刷”，再点另一个对象，就能复制动画效果，不用一个个调参数。这个功能在免费版完全开放，用起来特别顺手。

还有个小坑要注意：WPS演示文稿的兼容性有时候会出问题。比如你在WPS里设置好字体，发给别人用Office打开，字体可能全变成默认宋体。解决方法是在WPS里把字体“嵌入到文件”，具体操作是点“文件”>“选项”>“保存”，勾选“将字体嵌入文件”。但这个操作会让PPT文件体积变大两倍以上，而且免费版只能嵌入部分字体，有些商用字体可能因为版权问题不让嵌入。所以我一般用微软雅黑、思源黑体这些通用字体，不管用哪个软件打开都不容易乱。

手机端才是WPS的杀手锏，但别当电脑用

我用WPS手机版是不得已。有时候出差路上客户突然要改报价单，又不能随身带着笔记本，只能拿手机救急。WPS手机App的免费版，在手机上编辑Word和Excel基本够用，最让我意外的是它居然能直接打开CAD图纸文件，虽然不能编辑，但至少能查看、缩放、旋转，比专门装个CAD查看器方便。入口在App首页的“打开”界面，点击“所有文档格式”，会看到后缀名列表，.DWG格式排在上面。我同事是个设计师，有一次在工地接电话需要看图纸细节，他没带电脑，就用WPS手机版打开了一张几百兆的CAD文件，虽然加载花了十多秒，但放大后线条清晰，他说“比一些几万块的平板还清楚”。

不过手机WPS有个大坑：编辑表格简直是灾难。在手机上打数字、拉选列、改公式，手指点得精准度差得要死，我写一个SUM公式，反复点了三次才选对范围。后来学会用“语音输入”来快速填写数据，在手机WPS编辑界面左下角有个麦克风图标，点一下就能语音转文字，说“总数等于80加95”，它会自动识别并填入表格，虽然准确率不算100%，但比手动输快多了。另一个技巧是，实在需要编辑复杂表格，直接在手机上用“投屏”功能把界面投到电脑或电视上，然后用手机当触控板操作——但这个功能是会员专属，免费版没有。我的建议是，手机WPS只适合做查看、轻量修改和签字，别指望用它写长篇文档或做复杂数据表。真要改，开个云同步，到电脑上弄。

还有个小细节：手机WPS免费版的“PDF批注”功能很好用。我经常在PDF合同上做批注、划线、加高亮，手机版直接支持手写笔迹，而且批注会同步到电脑端。这个功能免费、无次数限制，而且不占云空间，批注内容和PDF文件本身是分开存的，不会破坏原文件。我用它来改论文、批注技术文档，比打印出来画红笔爽多了。只是在手机WPS里退出PDF时，一定要记得点“保存”按钮上的“另存为”新文件，如果直接保存回原文件，有些批注可能会因为版本问题丢失。养成这个习惯之后，再也没有丢过批注。

当心这些“暗坑”，说多了都是泪

WPS的会员功能有时候是“温柔一刀”。免费版的WPS默认在云文档存文件是免费的，但你如果存多了，比如超过1GB，就会提示你得买会员才能继续。这个限制其实很宽松，普通人根本存不满。我用了两年WPS云，存了毕业论文、工作文档、各种模板，总共才占300MB。如果你真不小心存满了，有个土办法：把不需要的旧版本删掉。在备份中心里按时间排序，找到早期的备份文件，手动删除，腾出来的容量是实打实的。别一看到提示就冲动买会员，先看看到底是什么占的空间。

另一个坑是“格式兼容性”。WPS默认保存的文档格式是.wps，但大部分同事、老师、客户的电脑用的都是Office，你不把文件转成.docx或.xlsx，别人打开可能是乱码。我一开始不知道，有一次发了个.wps格式的简历给HR，对方回复说“打不开，请重新发”。从那以后，我每次保存都手动点“文件”>“另存为”，在“保存类型”里选“Word 97-2003文档（*.doc）”或者“Word文档（*.docx）”。如果你嫌麻烦，可以在WPS的“设置”>“文件保存”里，把“默认保存格式”改成“Office兼容的格式（.docx）”。改完之后，以后新建文档默认就是.docx，省心很多。不过要注意，如果文档里用了WPS特有的功能（比如文档的“特色”里面的“论文排版”功能），转成Office格式后这些功能的效果可能会消失，所以重要文档最好先把“特色功能”去掉再转存。

最后说一个我差点被骗的例子：WPS的“免费试用会员”功能。每次打开WPS，右下角经常会弹出一个“免费领取7天会员”的横幅，点进去之后，需要输入手机号、验证码，然后绑定银行卡。我当时差点就输了银行卡号，后来仔细一看条款，原来是“自动续费”，7天免费试用结束后会直接从银行卡扣199元/年的会员费，取消还得在24小时之前联系客服。我果断关了那个页面，从此再没碰任何“免费试用”的弹窗。免费版真够用了，别因为一时冲动被套路进去。如果你不小心入了会员，记得在WPS的“账户中心”里找到“续费管理”，手动关掉自动续费的开关，避免扣款。反正我身边有三个同事就被扣过，后来都在群里骂街。