你也用WPS Office啊？这几个习惯挺管用的
下载安装别踩这些坑
说实话,我第一次装 WPS 的时候也犯了傻,在网上搜了一堆下载站,结果装完发现桌面上多了好几个全家桶。后来总结出一个简单办法:直接去 WPS 官网,点页面上那个醒目的下载按钮,别点那些花里胡哨的广告链接就行。安装包大概 150MB 左右,网速一般的话一两分钟就下好。装的时候有个细节很多人会忽略,就是那个「自定义安装」选项。默认是装在 C 盘,如果你跟我一样 C 盘空间紧张,就点一下浏览,选到 D 盘或者别的盘。还有个坑是安装过程中会弹出来让你勾选「WPS 云服务」和「PDF 组件」,如果你只是偶尔用一下云同步,建议先不勾,后面有需要再进设置里开,省得开机自启动一堆后台。
装完之后第一次打开,可能会让你登录账号。我刚开始觉得麻烦,直接点跳过,结果用了一个月发现云文档没法用,还得回头去注册。其实注册个账号挺快的,手机号或者微信都行,登录之后最实在的好处是不会丢文件,你关机前没保存的文件,下次打开有概率自动恢复。对了,mac 版和 Windows 版的安装流程差不多,但 mac 装完默认会在菜单栏多一个图标,你要是嫌它碍事,可以在系统偏好设置里关掉。
快速排版不用愁
很多人用 WPS 写文档,最头疼的是排版。我刚开始也一个个字去调字体字号,后来发现几个快捷键能省大把时间。比如选中文字后直接按 Ctrl+B 加粗、Ctrl+U 下划线,这大家都知道,但 Ctrl+Shift+C 复制格式、Ctrl+Shift+V 粘贴格式用过的人不多。写长文档时,你定好一个小标题的样式,后面所有标题都用这个快捷键刷过去,一分钟搞定统一格式。
WPS 自带的「样式」功能也特别好使。你点开开始 tab,右边有个小箭头,展开后能看到正文、标题 1、标题 2 这些预设。我习惯先全选内容,选「正文」样式打底,然后给大章节标题点「标题 1」,小章节点「标题 2」。这样一来,后续要生成目录或者改字体,点一下样式就全变了,不用手动挨个去调。有一次我写了二十多页的报告,客户要求把所有小标题改成微软雅黑加粗,我直接把样式里的字体一改,所有标题跟着更新,省了至少半小时。
如果遇到表格跨页断行的问题,比如上一页底部只有表头,下一页才看到数据。解决办法是选中表格,右键点「表格属性」,在「行」选项里勾掉「允许跨页断行」,这样整个行会自动移到下一页开头。还有,如果你发现页面最后一行总是多出一个空白行删不掉,大概率是段落标记异常,可以按 Ctrl+Shift+8 显示所有格式标记,手动删掉那个多余的换行符。
数据整理别再手动算
WPS 表格我一开始觉得不如 Excel 专业,但用久了发现它其实很接地气。比如说筛选功能,Excel 里叫「自动筛选」,WPS 里直接在开始 tab 点「筛选」,然后在列标题那一行点下拉箭头就能选。我经常碰到一种情况是表格里有重复数据,比如一堆报名记录里好几个人重复登记了。不用自己一行行找,选中数据区域,点数据 tab 里的「删除重复项」,选好列名,一键就能去重。删之前最好先复制一份备份到旁边工作表,以防误删。
公式方面,最常用的是 VLOOKUP。举个例子,你有两张表,一张是员工编号和姓名,另一张是编号和工资,想把人名对应的工资匹配过来。在工资表里新加一列,写 =VLOOKUP(A2,姓名表!$A$1:$B$100,2,FALSE),意思是用当前编号去另一个表的第一列找,找到之后返回第二列的数据。FALSE 表示精确匹配,千万别写成 TRUE,否则数字不对。我当年就犯过这个错,匹配出来一堆乱七八糟的值,后来才明白。
如果你经常要打印表格,记得先点「打印预览」看一眼。WPS 的默认页面通常偏窄,表太宽会分成两页,右边那列单独跑到第二张纸上。解决办法是点「页面布局」里的「调整为 1 页宽 1 页高」,或者手动把列宽缩一缩。还有个土办法是直接选中要打印的区域,按住 Ctrl 选中所有列,然后右键点「列宽」改成 8 左右,基本能塞进去。
演示制作别只靠模板
做 PPT 很多人第一反应是去搜模板。其实 WPS 自带的模板库挺丰富的,新建演示文稿时点「模板」,能分类找商务、教育、简约之类的风格。我常用的是极简白底黑字的模板,加几根线条做分隔,不至于花哨到让人分心。但模板只是底色,内容才是核心。我一般先把文字内容写进大纲视图里,按一下窗口左下角的大纲图标,纯文字编辑,逻辑顺了再切换回普通视图调排版。
动画效果这东西,用多了反而减分。我见过同事做个周报,每页都有飞入加上上下下弹来弹去,看得头疼。习惯上我只给标题和重点数字加上淡入效果,时长 0.5 秒,别的静默显示。如果想突出某张图片,可以用「强调」动画里的放大/缩小,鼠标一点就行。还有个小技巧,如果你临时要改字体,全选页面后按 Ctrl+A,然后改字体,所有文本框和标题一起变。但要注意,如果内容里插了公式或符号,最好先检查一下改了之后会不会变形。
插入视频时容易出问题,比如播放器里点了插视频,但选的文件格式不对,播放时只有声音没画面。WPS 默认支持 MP4 格式比较稳妥,遇到 flv 或 mov 最好先转码。如果是链接视频,比如你用的是百度网盘里的视频,建议直接截图放上去,演讲时手动打开浏览器播,更靠谱,省得演示时点开是黑屏,你只能尬笑。
云文档别只存不用
WPS 的云文档功能我一开始觉得鸡肋,直到有一次电脑突然蓝屏,刚写了两小时的资料全没了。后来老老实实登录账号,把文件存在云文档里,每次写个段落就自动存一波。那个自动同步真的很省心,你只要默认存为 wps 格式,它会实时上传。如果你用 office 格式 docx 或者 xlsx,也能同步,但偶尔会有兼容性差异,比如某些特殊格式的表格在线上预览对不齐。所以我建议核心文件用 wps 格式存本地,同时保留一份 office 格式导出给别人。
云文档最大的优势是跨设备。我在公司电脑上写到一半的文档,回到家打开笔记本登录账号,在云文档列表里找到文件直接就能接着写。而且它还支持分享,点文件右上角的分享按钮,生成一个链接,设成「可编辑」权限,同事就能直接在线改。但我提醒一句,共享链接最好设个密码,或者勾上「仅指定用户可访问」,不然谁拿到链接都能改,你可能会被同事乱改的版本气死。
同步冲突偶尔会出现,比如你同时在两台设备上改了同一个文件,云文档会生成一个「冲突版本」,后缀带个冲突编号。解决办法是打开那个冲突版本,手动对比一下把内容合并回来。为了避免这种情况,我建议改之前先看一眼云文档里有没有别人正在编辑,或者干脆在文件名上加上自己名字缩写的后缀,比如「周报_张三_v3」,大家一目了然。
疑难杂症自己也能修
用久了总会碰到些小毛病。最常见的是打开文档后发现字体全部变成宋体或者楷体,看着特别别扭。原因可能是在 WPS 设置里默认字体被改了。解决方法:点开菜单栏的「文件」,选「选项」或「设置」,在「常规与保存」里找到「默认字体」,把西文和中文分别设成你习惯的。推荐正文用宋体五号,标题用黑体加粗四号,基本百搭。如果改了还没生效,可能是模板出问题,可以点「文件-新建-本机上的模板」,找到 Normal.wpt 删掉,重启 WPS 让它重新生成。
另一个让人抓狂的问题是软件突然崩溃,你正写着呢,啪一下闪退了。这种情况多数是因为插件冲突或者内存不足。你可以先去「开始 tab」点「工具」,里面有个「插件管理」,把所有第三方插件禁用掉,然后重启试试。同时养成随手 Ctrl+S 的习惯,我写长文档的时候每写两段就按一下,肌肉记忆,已经不会依赖自动保存了。如果你用的是旧电脑,开大型表格或者 PPT 时,尽量关掉其他 chrome 标签页,释放点内存。
有个小众但很实用的小技巧:如果你误关了没保存的文档,别急着抓狂,打开 WPS,点「开始-文档恢复」,会列出最近 30 分钟内自动保存的临时文件。默认每 5 分钟存一次,所以你最多损失四五分钟的内容。这个功能的间隔可以在设置里调,我把它改成 3 分钟,牺牲一点性能换安全感。当然,如果你关闭了自动保存,那就真的没了,所以建议开这个功能,它是默认开启的,但有些精简版或者绿色版可能被阉割了,装的时候注意看一下。
多文档协同的小秘密
写项目方案这种大活,经常要同时开好几个文档。WPS 的标签页设计跟浏览器差不多,你可以在顶部区域看到所有打开的文档,点击切换。但要是我同时打开了 10 多个文件,标签页堆得密密麻麻,根本看不清文件名。我习惯把最常用的几个文件拖出来变成独立窗口,点中标签页按住往外一拽就行,这样主窗口保持清爽,重要文件单独一个窗口放着对照。
WPS 的多屏协同也不错。如果你有两台显示器,一台大屏放资料,一台笔记本写内容,可以直接把窗口拖到另一块屏幕。在 WPS 的「视图 tab」里有个「并排查看」,能让你左右对着一份文档的不同部分,写摘要或者对照改章节。比如你在写第一章,同时要核对第三章的数据,不用来回翻页面,直接开两个视图。有一点注意,并排查看时滚动是同步的,你要是只想让它们独立滚动,可以点一下选项卡下面的「同步滚动」按钮,把它关掉。
插入批注也是协作的好工具。选中文字后右键点「新建批注」,旁边就会出现一个对话框。我写方案时,经常用批注给同事写「这里的数据更新一下」「这一段需要补充案例」。别人的批注会显示名字颜色,一目了然。如果你收到的文档里有一堆批注碍眼,可以点「审阅 tab」里的「隐藏批注」,只留下干净的正文画面。最后要输出时再点「接受所有修订」,批注就全清掉了,生成的文档干干净净,发给领导也体面。